Die gegenwärtige Ausnahmesituation stellt die Arbeitswelt vor bislang unbekannte Herausforderungen und erfordert mitunter die Erprobung neuer Arbeitsweisen, um eine Zusammenarbeit – beispielsweise zwischen öffentlicher Verwaltung und externen Dienstleistern – weiterhin zu ermöglichen. Eine nicht wirklich neue, aber äußerst populäre Form der Zusammenarbeit stellt hierbei die Telefonkonferenz dar. Auf Basis unserer Erfahrungen der letzten Wochen haben wir zehn Empfehlungen identifiziert, welche zu einer angenehmeren und vor allem effizienten Zusammenarbeit in Telefonkonferenzen beitragen können:

1. Keine Telefonkonferenz ohne vorherige Agenda.
2. Vorab ist ein*e Moderator*in zu benennen, welche*r die Gesprächsführung übernimmt
3. Erst die Aufwärmphase, dann die Fachthemen.
4. Eine vorab festgelegte Person erstellt ein Ergebnisprotokoll der Sitzung.
5. Alle Teilnehmer*innen sollen zu Beginn des Gesprächs von der moderierenden Person genannt  werden oder sich selbst vorstellen.
6. Wer nicht spricht, stellt das Mikrofon stumm.
7. Die moderierende Person hält regelmäßig inne und erkundigt sich, inwiefern Rückfragen oder Unklarheiten bestehen.
8. Jede Person, die sich zu Wort meldet, nennt Name und bei Bedarf Organisation, bevor sie ihren Beitrag beginnt.
9. Je nach vorgesehener Länge werden feste Pausenzeiten vereinbart.
10. Zum Abschluss des Gesprächs werden wesentliche Punkte kurz zusammengefasst und das weitere Vorgehen besprochen.

Haben wir etwas vergessen? Welche Empfehlungen sehen Sie als besonders wichtig an? Lassen Sie es uns bei einer unserer nächsten telefonischen Abstimmungen miteinander gerne wissen.