+++ VergabeWelt +++ 05/2018 +++

Um eine erfolgreiche und wirtschaftliche Umsetzung eines öffentlichen Auftrages zu gewährleisten, werden im Vergabeverfahren oftmals Referenzen als Eignungsnachweis von den Bietern eingefordert. Wie die Vergabekammer Hessen nun entschieden hat, kann von einem nicht erbrachten Referenznachweis ausgegangen werden, wenn die Angaben zur Referenz nicht verifiziert werden können. Zudem setzt die Kammer Grenzen bzgl. der „Vergleichbarkeit“ der Referenzen zum Auftragsgegenstand

Prüfung von Referenzen

Nach § 46 VgV bzw. § 33 UVgO kann der öffentliche Auftraggeber Anforderungen an die Bewerber stellen, die sicherstellen, dass diese über ausreichende Erfahrungen verfügen, um den Auftrag in angemessener Qualität auszuführen. Als Beleg für eine solche technische und berufliche Leistungsfähigkeit werden im Rahmen der Eignungsprüfung gerne Referenzen über frühere Aufträge des Bieters angefordert, welche gemäß § 122 Abs. 4 GWB in Verbindung zum Auftragsgegenstand stehen müssen.

Die hessische Vergabekammer sah sich nun mit der Frage konfrontiert, wie es sich mit der Überprüfung solcher Referenzen verhält (Beschl. v. 18.12.2017, 69d-VK-2-38/2017).

Im vorliegenden Fall schrieb der Auftraggeber Sicherheitsdienstleistungen aus. Die Eignungskriterien sahen das Einreichen von Referenzen vor. Die vier Bieter folgten der Anweisung. Zwei Bieter wurden aber ausgeschlossen, weil die notwendige Verbindung der Referenzen zum Auftragsgegenstand fehlte. Die Referenzen hatten einen Umfang von 17 % bzw. 52% des Stundenvolumens der ausgeschriebenen Leistung. In Anlehnung an das OLG Frankfurt am Main (Beschluss vom 08.04.2014 – 11 Verg 1/14) entschied die Kammer, dass der Jahresstundenumfang aber mindestens genauso hoch wie beim Ausschreibungsgegenstand sein muss. So liegt eine Vergleichbarkeit vor, „wenn sie [die Referenz] hinsichtlich der technischen Ausführung und Organisation einen ähnlich hohen oder höheren Schwierigkeitsgrad wie die ausgeschriebene Leistung aufweist“.

Ein weiterer Bieter wurde ausgeschlossen, weil dessen Referenzgeber, also der damalige Auftraggeber, die ordnungsgemäße Durchführung der Referenzleistung verneinte. Der Auftraggeber hat die Referenzen mithilfe von Checklisten, die an die Referenzgeber versendet wurden überprüft. Ein solches Vorgehen ist rechtmäßig und liegt im „Beurteilungsspielraum“ des Auftraggebers.

Für den Auftraggeber bietet es sich daher an, die Vergleichbarkeit der Referenzen in Vergabeunterlagen zu erläutern und das Prüfungsvorgehen (telefonische Kontaktaufnahme, Checkliste etc.) zumindest knapp darzustellen.

Die Kontaktaufnahme zum Referenzgeber des vierten Bieters war weder schriftlich noch telefonisch möglich. Der Auftraggeber nahm dies zum Anlass, auch dieses Angebot auszuschließen. Die Vergabekammer stuft auch diesen Ausschluss als rechtmäßig ein. Für Bieter, die auf Märkten mit einer hohen Fluktuation agieren, kann dies Schwierigkeiten hervorrufen. So sind Unternehmen keine starren Konstrukte, sondern vielmehr lebendige Gebilde. Personal verlässt das Unternehmen, Abteilungen werden umstrukturiert oder das ganze Unternehmen wird gar aufgelöst. Der Bieter sollte sich also vergewissern, ob abzugebende Kontaktdaten noch auf dem aktuellen Stand sind.

Dieser Mehraufwand für die Bieter tritt in Anbetracht einer notwendigen Absicherung der Auftraggeber allerdings in den Hintergrund.